Encargos do condomínio

Entenda e saiba quais são os principais encargos e tributos presentes na gestão de condomínios

Por Mariana Ribeiro Desimone

Entenda e saiba quais são os principais encargos e tributos presentes na gestão de condomínios

A administração do condomínio tem sua complexidade aumentada periodicamente. Por isso é tão comum compararmos a gestão de um condomínio com a de uma pequena ou média empresa.

Os cuidados com encargos e tributos que o condomínio é uma parte das atribuições da administradora, empresa parceira que colabora com o síndico. Porém, é fundamental que o gestor acompanhe de perto o trabalho – e também conheça o que deve ser feito pela parceira.

Em breve, porém, esses pagamentos e muitos outros serão feitos via sistema e-Social em conjunto com o EFD Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais) e ficará mais simples para o síndico acompanhar. Por enquanto, elencamos abaixo os encargos e tributos que o condomínio deve pagar, confira!

INSS DO SÍNDICO

Explicação

É obrigatório o recolhimento, como contribuinte individual – mesmo que o síndico receba apenas isenção de taxa, pro-labore ou ajuda de custo. Se o síndico não recebe qualquer ajuda de custo, não há o que recolher.

Quanto

O condomínio deve recolher 20% sobre o valor da taxa de que o síndico é isento ou do valor que recebe; sem limitação. Também deve-se reter 11% do recebido pelo síndico, ainda que em forma de isenção da taxa condominial, de acordo com  o fator máximo do salário de contribuição previdenciário.

Quando

A contribuição mensal vence no dia 20 do mês seguinte. Por exemplo, a competência (mês) julho vence no dia 20 de agosto. Se o dia 20 cair no sábado, domingo ou feriado, o recolhimento deve ser antecipado para o dia útil anterior.

Como

GPS mediante débito em conta comandado por meio da internet ou por aplicativos eletrônicos disponibilizados pelos bancos.

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INSS do síndico

FUNCIONÁRIOS - ENCARGOS

Explicação

Os funcionários devem ser registrados em carteira e receber com seus salários os benefícios previstos em lei e nas Convenções Coletivas da sua região, como  vale-transporte, salário-família, cesta básica  e outros . Sobre a folha de pagamento de empregados há incidência de encargos previdenciários, FGTS e PIS.  

Quanto

Os valores dos benefícios previstos na convenção coletiva de trabalho devem ser consultados no documento aplicável à cidade do condomínio.

As contribuições  previdenciárias incidentes sobre a folha de pagamento de empregados são devidas nos percentuais de 20% (a título de contribuição previdenciária), Seguro Acidente de Trabalho (percentual variável para cada condomínio em razão do Fator Acidentário de Prevenção - FAP, divulgado anualmente no site do Ministério da Previdência Social) mais 4,5% a título de outras entidades e fundos). O FGTS equivale a 8% da remuneração do empregado e o PIS a 1% da folha de salários. Mais informações e legislação sobre benefícios e contribuições previdenciárias podem ser consultadas no Site do Ministério da Previdência.

Quando

Quando o pagamento houver sido estipulado por mês, deverá ser efetuado até o quinto dia útil do mês seguinte ao vencido.

As contribuições previdenciárias devem ser recolhidas no dia 20 do mês seguinte ao da competência ou dia útil anterior, se não houver expediente bancário no dia 20. O FGTS deve ser recolhido até o dia 7 do mês seguinte àquele em que a remuneração foi paga, creditada ou se tornou devida ao trabalhador. Caso não haja expediente bancário no dia 7, a entrega deverá ser antecipada para o dia de expediente bancário imediatamente anterior.

O PIS deverá ser recolhido até o 25º (vigésimo quinto) dia do mês subsequente ao de ocorrência dos fatos geradores, antecipando-se o recolhimento para o primeiro dia útil que o anteceder se no dia de vencimento não houver expediente bancário.

Como

Contribuições previdenciárias via GPS mediante débito em conta, comandado por meio da internet ou por aplicativos eletrônicos disponibilizados pelos bancos .  FGTS via GRF (Guia de Recolhimento do FGTS )   e o PIS folha de salários via DARF.

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Guia SíndicoNet Funcionários

EMPRESAS – ENCARGOS

Explicação

Retenção de valores para INSS e PIS/COFINS/CSLL e ISS quando da contratação de empresas prestadoras de serviços.

Quanto

Nos casos de prestação de serviços mediante cessão ou empreitada de mão de obra, deve-se reter 11% sobre o total da Nota Fiscal ou recibo emitido, a título de retenção da Previdência Social, exceto, o caso em que a empresa não tiver funcionários, o serviço for prestado pelo próprio sócio e o faturamento do mês anterior for igual ou inferior a duas vezes o limite máximo do salário contribuição. 

Neste caso, mediante declaração em papel timbrado assinado pelo representante legal, não há retenção. Os condomínios são também obrigados a fazer os recolhimentos de PIS, CSLL e COFINS devidos por todos os serviços que contratem, cujo valor fique acima de R$ 5.000,00, a saber:

1% - CSLL

3% - COFINS

0,65% - PIS/PASEP

Se a empresa prestadora for optante pelo SIMPLES, ela será isenta do recolhimento dos 4,65% de PIS/COFINS/CSLL. Se a empresa emitir mais de uma Nota Fiscal dentro do mesmo mês e o valor da soma das Notas Fiscais for superior a R$ 215,00, a saber:

Se a empresa prestadora for optante pelo SIMPLES, ela será isenta do recolhimento dos 4,65% de PIS/COFINS/CSLL.

Vencimentos 

INSS: através de GPS, com o código 2631. PIS/COFINS/CSLL: a contribuição é recolhida no DARF (Documento de Arrecadação da Receita Federal) mediante o código 5952.

Vencimentos

ISS - Todo dia 10 do mês subsequente a emissão da NF

CSRF - Todo dia 20 do mês subsequente ao pagamento do Serviço Tomado

INSS - Todo dia 20 do mês subsequente a emissão da NF

AUTÔNOMOS - ENCARGOS

Explicação

Sobre os valores pagos a pessoas física contratadas para prestação de serviços sem vínculo empregatício há incidência de contribuição previdenciária, tanto em relação ao contratante como do contratado. Quanto ao ISS (Imposto Sobre Serviços),  é preciso consultar a  legislação municipal  para saber da  obrigatoriedade ou não de retenção de tal imposto: depende da função em que o autônomo está cadastrado no CCM (Cadastro de Contribuintes Municipais Autônomos). Sobre os valores pagosa trabalhadores autônomos não  há  recolhimento de  FGTS.

Quanto

A contribuição previdenciária a cargo do condomínio é de 20% calculado sobre o valor pago, sem limite máximo. Além disso, o condomínio deve arrecadar, mediante desconto, e recolher a contribuição previdenciária a cargo do contribuinte individual (antigo autônomo) a seu serviço, 11%, observado o limite máximo do salário de contribuição previdenciário.

Quando

A contribuição previdenciária deve ser recolhida até o dia 20 do mês seguinte ao da competência, devendo o recolhimento ser antecipado caso não haja expediente bancário no dia 20, na mesma guia (GPS) na qual o condomínio recolherá os demais encargos previdenciários sob sua responsabilidade.

Observação

Além do contrato deve-se exigir do contratado o RPA, Recibo de Profissional Autônomo, documento que comprova o pagamento.

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Contrato com autônomos – modelo e comentários

CONTRIBUIÇÃO SINDICAL PATRONAL

Explicação

Pagamento ao sindicato patronal de condomínios da sua região, caso o funcionário autorize. O sindicato tem o dever, entre outros, de estabelecer conjuntamente com o sindicato dos funcionários decondomínios da região a Convenção Coletiva, renovada anualmente.

Quanto

Para os condomínios, por não terem fins lucrativos, o governo estipula o valor da contribuição mínima. Verifique no site do Ministério do Trabalho.

Quando

Art. 587. Os empregadores que optarem pelo recolhimento da contribuição sindical deverão fazê-lo no mês de janeiro de cada ano, ou, para os que venham a se estabelecer após o referido mês, na ocasião em que requererem às repartições o registro ou a licença para o exercício da respectiva atividade  Lei nº 13.467/2017.

Como

O recolhimento deve ser feito na Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou em estabelecimentos bancários nacionais, integrantes do Sistema de Arrecadação de Tributos Federais, através de Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (GRCS) – ou em guia fornecida gratuitamente pelo sindicato da respectiva categoria Até a data do vencimento, pode ser pago nas lotéricas cadastradas na CEF.

CONTRIBUIÇÃO SINDICAL FUNCIONÁRIOS

Explicação

Pagamento ao sindicato dos funcionários de condomínios da sua região, se o funcionário autorizar, nos moldes da lei 13.467/2017, art 578:

“As contribuições devidas aos sindicatos pelos participantes das categorias econômicas ou profissionais ou das profissões liberais representadas pelas referidas entidades serão, sob a denominação de contribuição sindical, pagas, recolhidas e aplicadas na forma estabelecida neste capítulo, desde que prévia e expressamente autorizadas”.

Quanto

Consiste na importância correspondente à remuneração de 1 (um) dia de trabalho para os empregados.

Quando

Recolhida no mês de março e paga até o fim de abril.

Como

O recolhimento deve ser feito na Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil ou em estabelecimentos bancários nacionais, integrantes do Sistema de Arrecadação de Tributos Federais, através de Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical (GRCS) - ou em guia fornecida gratuitamente pelo sindicato da respectiva categoria. Até a data do vencimento, pode ser pago nas lotéricas cadastradas na CEF.

IMPOSTO DE RENDA

Explicação

Condomínios não pagam nem declaram Imposto de Renda próprio. Devem apenas reter na fonte e declarar anualmente o IR retido dos seus funcionários.

Quanto

Verificar alíqutotas no Site da Receita Federal.

Quando

Os valores retidos devem ser pagos segundo calendário mensal estipulado pela Receita Federal. Anualmente, deve ser entregue a DIRF, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte. Confira a data prevista no site da Receita Federal.

Como

Na DIRF, declaram-se os rendimentos com retenção dos funcionários, autônomos  (valores a partir de R$ 6 mil por ano) e empresas contratadas.     

COOPERATIVAS

Alíquota de recolhimento é de 15%;

Como entidades do tipo não sofrem retenção, é o condomínio quem deve fazer o recolhimento. Sua única obrigação é o CSLL, de 1%;

Importante ressaltar que contratações usando cooperativas devem ser vistas com cautela, principalmente as relacionadas à contratação de mão-de-obra. 

Fontes consultadas: Gabriel Karpat (diretor da administradora GK); Omar Anauate (diretor da AABIC); Patricia Marina (departamento de Recursos Humanos da administradora Prop Starter); Wellington de Oliveira (departamento de contas a pagar da administradora Prop Starter).

Fundo de reserva

Recurso é para despesas emergenciais. Aprenda!

sexta-feira, 6 de setembro de 2019

Recurso é para despesas emergenciais. Aprenda!

Por: Eliane Quinalia

Quem administra um condomínio e já precisou lidar com gastos emergenciais sabe bem a importância de ter um fundo de reserva sempre à mão. A arrecadação cobrada mensalmente dos condôminos funciona como uma espécie de poupança e pode ser acionada a qualquer momento para cobrir despesas que não tenham sido contempladas na previsão orçamentária anual.

Entram nessa conta portões danificados repentinamente e que estejam atrapalhando o acesso de moradores, vazamentos de água que exijam reparos imediatos e outros problemas que precisem de rápida solução.

O que diz a legislação sobre o fundo de reserva

Embora nem todos saibam, o fundo de reserva está previsto na legislação. É a Lei nº 4.591/1964, que determina em seu artigo 9º, §3º, alínea “j”, que o percentual de arrecadação seja estabelecido na convenção do condomínio,  que funciona como uma espécie de “Constituição” do empreendimento e dita as suas regras. 

Em geral, a contribuição estipulada para o fundo de reserva varia entre 5% a 10% da cota condominial ordinária. A convenção determina também o prazo de recolhimento da alíquota, se será permanente ou não.

O fundo de reserva é a única forma de arrecadação extra assegurada por lei nas convenções. As demais cobranças, como fundo de obras, de equipagem e rateios adicionais precisam ser discutidas em assembleia e ter quórum mínimo para aprovação.

Quórum mínimo e votação do fundo de reserva

O condomínio que por alguma razão não tiver o fundo de reserva estipulado em convenção pode votar pela arrecadação do mesmo em assembleia. Neste caso, é preciso a aprovação de 2/3 dos condôminos, considerando o total de proprietários. 

Saiba mais sobre quóruns e votação de outras formas de arrecadação.

Outros tipos de fundos podem ser acionados pelo condomínio em assembleia para promover melhorias prediais programadas que envolvam desde reformas à renovação da pintura e no que diz respeito à adequação de áreas úteis. Dentre eles, há fundo de obras, rateios extras (despesas não previstas) e fundo de equipagem (equipamentos e mobiliários). 

Antes de estabelecer mais de um fundo a ser arrecadado, é importante entender o objetivo da cobrança, o valor total que se pretende levantar com os condôminos, e claro, o prazo necessário para o pagamento do mesmo. 

Uma boa dica para não onerar os moradores e elevar os níveis de inadimplência é que o síndico ou administrador evite manter duas arrecadações extras e simultâneas no mês. Caso isso ocorra, o recomendado é a suspensão  – mesmo que temporária – de uma das cobranças.

Quanto é preciso ter no fundo de reserva

O fundo de reserva arrecadado por um condomínio deve ser depositado em uma conta jurídica diferente da usada para guardar a cota condominial. Especialistas recomendam que os valores sejam depositados em uma conta poupança ou em aplicações de perfil conservador, como as de renda fixa, para gerar rendimentos.

Via de regra, a recomendação é pela arrecadação de três meses do valor da receita total. Como exemplo, um condomínio que arrecada R$ 50 mil por mês deve manter um saldo em conta de até R$ 150 mil. 

E atenção! Mesmo que o teto do fundo de reserva já tenha sido alcançado, a suspensão da arrecadação deve ser descartada. No lugar disso, prefira manter o dinheiro aplicado e programe o uso do montante excedente para futuras melhorias que devem ser previamente discutidas e aprovadas em assembleia.

Quem paga a conta: inquilino ou proprietário?

O pagamento do fundo de reserva é obrigatório aos proprietários. Isso significa que os inquilinos estão isentos do pagamento dessa cobrança.

A Lei nº 8.245/91, Lei do Inquilinato, prevê em seus artigos 22 e 23, todas as obrigações do locador e locatário. Segundo a Lei, enquanto cabe ao locador o pagamento das contas extraordinárias, bem como do fundo de reserva, fica estabelecido ao locatário o custeio das contas ordinárias do condomínio, tais como:

Salários e encargos trabalhistas

Consumo de água e esgoto, gás, luz e força das áreas de uso comum.

Limpeza, conservação e pintura das instalações e dependências de uso comum.

Manutenção e conservação das instalações e equipamentos de uso comum.

Rateios de saldo devedor, salvo se referentes a período anterior ao início da locação.

Uma boa dica para não fazer confusão é lembrar que todas as benfeitorias permanentes e de infraestrutura, como pinturas de fachada, reformas ou adequação de áreas úteis são melhorias que aumentam o valor do bem e, por isso, devem ser arcadas pelos proprietários do imóvel e não pelos inquilinos que alugam o mesmo.

Como usar corretamente o fundo de reserva

Antes da utilização do fundo de reserva é importante ressaltar que o administrador ou síndico é obrigado pelo Código Civil a contratar um seguro predial. 

Contudo, caso a cobertura do mesmo não se estenda a um reparo emergencial que porventura venha a acontecer – e caso o saldo do fundo de reserva seja insuficiente para cobrir a despesa – o reparo do dano deve ser discutido em caráter de urgência em assembleia.

Somente após votação e aprovação com quórum mínimo, será possível determinar os próximos passos para o conserto a partir do provisionamento do valor excedente por meio de rateio. 

Para não errar, lembre-se que a utilização do fundo de reserva é permitida apenas para situações emergenciais, ou seja, aquelas que o condomínio não estava esperando como, por exemplo, um vazamento de água, defeito no elevador etc.

Os erros comuns e suas consequências

Apesar da ampla quantidade de conteúdo disponível sobre o tema, ainda hoje é comum encontrar síndicos e administradores de condomínio que, por desconhecimento da legislação, usam o fundo de reserva de forma equivocada.

O pagamento de contas ordinárias com a arrecadação, a ausência de contas bancárias distintas para o fundo de reserva e conta ordinária do condomínio, bem como a ausência da ratificação em assembleia do uso do fundo costumam ser os problemas mais comuns.

O que poucos imaginam, no entanto, é que tais ações têm consequências que podem implicar, nos casos mais leves, em multas e sanções administrativas para o administrador, na destituição do síndico e, nos casos mais graves, resultar em processos cíveis e criminais. 

Por isso, para evitar dores de cabeça futuras, é importante estar sempre atento ao que diz a legislação, e claro, seguir as regras estabelecidas em convenção. 

Em caso de dúvida, não tenha receio de consultar profissionais do meio jurídico para entender a melhor maneira de utilizar o fundo de reserva no condomínio sob a sua administração.

Dicas

Para evitar desgastes por conta do fundo de reserva, selecionamos algumas dicas para ajudá-lo a administrar melhor a arrecadação. Confira a seguir:

Não espere um problema acontecer para iniciar a arrecadação do fundo de reserva. Lembre-se que quanto antes iniciar a cobrança, maior será o saldo em caixa quando tiver uma emergência. 

Separe os fundos destinados ao pagamento de gastos ordinários dos gastos extraordinários e não use a reserva de uma arrecadação para suprir a despesa de outra.

Evite o acúmulo de dois fundos de arrecadação simultâneos para reduzir a inadimplência dos condôminos.

Ao invés de promover a suspensão temporária do fundo de reserva quando o mesmo atingir três arrecadações completas do condomínio, mantenha o montante arrecadado aplicado e avalie sua utilização em uma benfeitoria no futuro.

Autoria: Eliane Quinalia. Fontes consultadas: José Carlos Loureiro Junior, sócio da Loureiro & Ramalho Advogados e Ramiro Moura, sócio-diretor da Robotton Administradora.