Parabéns a todos os vizinhos pelo DIA do GAÚCHO.

Como observar a administradora

Entenda quais cuidados tomar para evitar fraudes e golpes da empresa no condomínio

Por Mariana Ribeiro Desimone

Ninguém contrata um prestador de serviços desconfiando que o mesmo vai “te passar a perna”, certo? Ainda mais quando se trata da administradora do condomínio, uma empresa na qual o síndico deve poder confiar.

É da administradora que o síndico vai receber conselhos de todos os tipos, sugestões de fornecedores, de funcionários a serem contratados e, principalmente, porque é ela quem cuida do dinheiro do condomínio.

A administradora, via de regra, é quem recebe a arrecadação da taxa mensal, faz os pagamentos de absolutamente tudo, desde os colaboradores – maior investimento mensal dos empreendimentos – até pequenos reparos. 

O assunto sobre os cuidados que o síndico deve tomar voltou à pauta essas últimas semanas devido a uma administradora que, pelo que parece, lesou diversos condomínios na Baixada Santista. 

Os clientes perceberam mudanças nos seus investimentos e também receberam falsos comprovantes de pagamento da empresa, gerando prejuízo financeiro.

Responsabilidade pelos atos da administradora

Sabemos que é o síndico o responsável legal pelo condomínio. Porém, ao contratar um serviço desse tipo, a empresa tem, sim, responsabilidade pelos atos dos seus funcionários, como explica Roberto Bigler, diretor adjunto jurídico da ABADI (Associação Brasileira das Administradoras de Imóveis).

“A empresa é totalmente responsável pelos atos de seus funcionários ou sócios. O condomínio, nesse momento, é o tomador de serviços, e nessa relação incide o que o Código de Defesa do Consumidor entende como ‘responsabilidade objetiva’”, aponta Bigler.

Importante apontar também que, caso sejam comprovadas falhas na prestação de serviço, o condomínio é livre para encerrá-la sem multas ou aviso prévio.

Modalidades mais comuns de irregularidades e fraudes

Pedir para o fornecedor de produto ou serviço fazer uma nota fiscal com valor superior ao real, e ficar com a diferença.

Tirar dinheiro secretamente do fundo de reserva, que é usado só em caso de emergência. Se não há conferência do saldo e da movimentação do fundo, não se percebe esta irregularidade.

Não especificar as contas a pagar, e desviar dinheiro do condomínio.

Em casos mais graves, deixar de pagar contas e o condomínio fica inadimplente (água, luz, gás, outros fornecedores).

Fornecedores contratados

Algumas administradoras têm seus "fornecedores cativos", que lhe destinam "por baixo dos panos" uma porcentagem (de 5 a 10%, geralmente) do valor do serviço ou produto oferecidos ao condomínio.

Por isso, dificilmente são as melhores empresas ou as que fazem o menor preço. Para se prevenir contra esse problema, exigir abertura de cotações sempre com 3 orçamentos para compra de produtos ou contratação de serviços.

É conveniente que o síndico ou o conselho confirmem diretamente com as empresas o valor do orçamento e seus principais pontos, para evitar a possibilidade da administradora "maquiar" os preços ou serviços oferecidos.

Nas despesas maiores, sugere-se que o próprio síndico ou os conselheiros façam diretamente cotações com fornecedores. Também pode-se aceitar orçamentos apresentados por condôminos.

No caso de fornecedores de produtos que necessitam de constante renovação, como materiais de limpeza, é interessante promover um rodízio entre as empresas de que se compra. Assim, diminui a possibilidade de "conchavo" com a administradora e pode-se verificar a diferença de qualidade entre os produtos e serviços oferecidos.

Os orçamentos de contratação de serviços e compras de produtos devem ser aprovados em assembleia. Qualquer alteração de valores deve motivar a convocação de nova assembleia. Exceções: serviços de emergência; despesas correntes (material de escritório, limpeza), que muitas vezes não precisam de aprovação.

Outro ponto que pode ser um foco de fraudes é o não pagamento de contas de concessionárias, como água e luz. 

“Se há desconfiança de que algo está errado, o síndico pode checar nos sites das próprias companhias se as contas estão em dia”, sugere Marco Gubeissi, diretor de administradoras do Secovi-SP.

Contribuições trabalhistas

Uma das fraudes mais comuns cometidas por administradoras desonestas é não pagar as contribuições trabalhistas dos funcionários do condomínios.

Há casos relatados de falsificação de autenticação bancária nas guias de recolhimento. A administradora cobrava o dinheiro do condomínio relativo às contribuições trabalhistas, mas não as pagava, entregando cópias adulteradas das guias.

Independentemente de a administradora ser a responsável pelo débito, neste caso, os condôminos são obrigados a saldar a dívida previdenciária, conforme determina o artigo 123 do Código Tributário Nacional. Para ressarcimento dos valores, o condomínio deve entrar com ação na Justiça contra a administradora.

Recomenda-se ao síndico ou aos conselheiros realizar pessoalmente a emissão da CND (Certidão Negativa de Débito) do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). Isso pode ser feito via internet. O documento tem validade de 60 dias.

O pagamento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) pode ser acompanhado pelo funcionário, que deve receber periodicamente em sua residência extratos de sua conta de contribuição, enviadas pela Caixa Econômica Federal. É interessante verificar com os funcionários se eles realmente estão recebendo esta correspondência.

Conta corrente do condomínio

É necessário fazer um acompanhamento constante da movimentação da conta corrente do condomínio: no mínimo, semanal.

Se o condomínio tem "conta pool", ou seja, o dinheiro fica numa conta comum da administradora (junto com outros clientes), verificar minuciosamente os relatórios por ela enviados sobre a movimentação, comparando com as despesas alegadas.

A "conta pool" proporciona ao condomínio economia de taxas bancárias, mas aumenta a possibilidade de fraudes, porque o condomínio não tem os extratos fornecidos pelo banco, apenas o relatório da administradora. É lógico que, se a conferência dos relatórios for atenciosa, fecha-se esta brecha.

“A conta pool pode ser uma ótima ferramenta para uma administradora honesta. É importante não diminuirmos o trabalho correto que muitas empresas fazem se utilizando dessa modalidade”, pesa Roberto Bigler.

Suspeita de fraude da administradora

Se há suspeita de fraude da administradora ou do síndico anterior, o melhor a fazer é ter uma postura discreta, num primeiro momento. É interessante juntar o maior número de documentos que provem a irregularidade. Há muitos casos de processos por calúnia e difamação motivados por acusações de fraude em condomínios.

Pode-se contratar uma auditoria, em suspeita de fraude ou má administração.

Embora sejam comuns os boatos e suspeitas de irregularidades, poucos casos chegam à Justiça. Um dos motivos é a duração deste tipo de processo: pode demorar até três anos só em primeira instância.

Nesse período, o réu pode desfazer-se dos bens. Assim, caso ganhe a causa, o condomínio ainda corre o risco de ficar sem receber.

Se existirem provas documentais constatando crime, uma ação penal deve ser movida com pelo menos uma das seguintes acusações: estelionato, apropriação indébita ou falsificação ideológica.

Se a acusação permanecer apenas no âmbito civil, pode ocorrer condenação patrimonial e posterior negociação entre as partes.

O que fazer ao perceber que algo está errado na prestação de serviços da administradora?

É responsabilidade do síndico acompanhar o trabalho da administradora mensalmente. O gestor não pode alegar, depois de meses, que não tinha conhecimento de irregularidades praticadas pela empresa. Ele pode, inclusive, responder com seu próprio patrimônio por “erros” cometidos durante a sua gestão.

Se síndico, conselheiros ou moradores sentirem que algo não está correto com os serviços da administradora, o ideal é pedir uma prestação de contas detalhada dos serviços realizados. 

“Prestar atenção nas datas dos pagamentos, se estão batendo com as datas de vencimento das contas, por exemplo, é importante. Se o condomínio está com o caixa em dia, tudo deve ser pago dentro do prazo”, aponta Marco Gubeissi, advogado e diretor de administradoras do Secovi-SP.

Com a prestação de contas da administradora em mãos, fica mais claro perceber se está havendo atrasos, saques indevidos, entre outros. 

“Caso fique claro para o síndico de que realmente há falhas e/ou fraudes na prestação de serviços, o síndico pode entrar com uma ação judicial pedindo o ressarcimento dos valores em questão”, ensina Roberto Bigler, da ABADI.

O processo, via de regra, corre na Justiça comum. Se ficar comprovado que realmente houve danos ao condomínio no curso da ação, o juiz sentencia a administradora a arcar com o prejuízo em questão – e pode penhorar os bens da empresa e dos sócios. 

Aqui, é importante dizer que a empresa escolhida deve ter lastro para fazer frente a esse tipo de prejuízo causado.

“Ao escolher, é fundamental que se opte por uma administradora que tenha solidez de mercado, com um capital social robusto, que siga as boas práticas do mercado, de preferência filiada às entidades de classe da sua cidade ou estado”, assinala José Roberto Graiche Júnior, presidente da AABIC (Associação das Administradoras de Bens Imóveis e Condomínios de São Paulo).

Em capitais como São Paulo e Rio de Janeiro, há certificações das entidades de classe para as administradoras. 

O PROAD (Programa de Autorregulação das Administradoras), da AABIC e Secovi-SP, em São Paulo, e o Procondo (Programa de Autorregulação da Atividade de Administração Condominial), do Rio de Janeiro, são programas de qualidade das administradoras, que usam empresas de auditorias externas para qualificar o trabalho das empresas que buscam a certificação.

Fontes consultadas: José Roberto Graiche Júnior (AABIC), Marco Gubeissi (Secovi-SP), Roberto Bigler, diretor adjunto jurídico da ABADI

Reformas em unidades privativas do condomínio na quarentena

Com quase 6 meses de pandemia, tem condômino que não pode mais esperar para fazer a sua obra. Veja quais cuidados na liberação e como gerenciar direitos

Por Catarina Anderáos

02/09/20 10:33 - Atualizado há 2 h

Com quase 6 meses de pandemia, tem condômino que não pode mais esperar para fazer a sua obra. Veja quais cuidados na liberação e como gerenciar direitos

A suspensão de obras e reformas em unidades privativas do condomínio no começo da pandemia de coronavírus foi uma das principais polêmicas da quarentena.

A medida foi tomada em diversos condomínios para proteção, segurança e saúde dos moradores já que a diminuição do contágio de COVID-19 está atrelada à redução da movimentação e aglomeração de pessoas, além de medidas sanitárias e de higienização.

As exceções foram as obras urgentes ou emergenciais, como vazamentos de água e gás, problemas estruturais ou pessoas que precisam da casa em condições de habitabilidade para se mudar. Muitos casos foram parar na justiça, cujas decisões foram bem divididas.  

Passados praticamente seis meses da pandemia, muitos condôminos não podem (ou não querem) mais adiar reformas consideradas não emergenciais, aquelas úteis e de embelezamento. Como lidar com a situação e assegurar o direito de todos? 

Condôminos podem fazer reformas em unidades privativas na pandemia?

Riscos que o síndico corre ao simplesmente proibir uma reforma

Como síndicos podem lidar com as reformas nas unidades

Como estabelecer regras transitórias de forma segura e participativa

Que regras os condomínios podem estabelecer para reformas na pandemia?

Administradoras: como podem apoiar e orientar condomínios e moradores

Como conciliar home office x barulho?

Condôminos podem fazer reformas em unidades privativas na pandemia?

Não é de hoje que obras e reformas em unidades privativas do condomínios geram reclamações dos vizinhos mais afetados. Sujeira, entra e sai de gente, interdição de elevador para transporte de entulho ou materiais e, o principal: o barulho.

Segundo pesquisa do SíndicoNet realizada em julho com mais de 2 mil síndicos e gestores condominiais de todo Brasil (com exceção do Acre), a maior reclamação apontada pelos participantes foi o barulho, com 59,33%. Inclua-se aí barulho de criança, de som alto e de reformas.

"Sim, os condôminos podem realizar reformas. O artigo 1.228 do Código Civil diz que ele, como proprietário, tem direito de usar, gozar e dispor do seu imóvel. E como condômino, também: artigo 1.335. Isso significa que ele pode fazer o que quiser no imóvel. Mas há limites", explica o advogado Jaques Bushatsky.

Segundo ele, os limites são conforme a finalidade social e econômica, às normas locais (atenção às regras do condomínio e leis) e aos atos que não tragam utilidade nem ao dono e nem aos outros, no caso do condomínio, os vizinhos.

O artigo 1.336 - IV do Código Civil diz que é dever do condômino não utilizar seu imóvel de maneira prejudicial ao sossego, salubridade e segurança (3S) dos possuidores (ou seja, vizinhos).  

"Quando se chega nesses limites, é preciso começar a restringir a obra no condomínio", orienta Bushatsky.  

E o que pode ameaçar ou desrespeitar esses direitos? Trânsito e quantidade de pessoas trabalhando nas obras e inevitavelmente circulando pelo condomínio, ausência do uso de EPI´s e medidas sanitárias, excesso de barulho etc - independente do advento da pandemia.

Leia o artigo Obras em apartamentos na pandemia: seguir a lei simplifica

Riscos que o síndico corre ao simplesmente proibir uma reforma

Algo que precisa ser relembrado é que síndico é um representante da coletividade eleito em assembleia - ele não toma decisões sozinho. 

"Síndico tem que fazer as regras do condomínio serem cumpridas, prestar contas, preservar os serviços do condomínio funcionando, deixar o empreendimento organizado. No caso das reformas em unidades, é organizando-as", explica Bushatsky.

E como isso pode ser feito?

estipular limite de entrada de pessoas por unidade

escalonar os dias para cada unidade em reforma, se forem várias simultaneamente 

reduzir movimentação/trânsito de pessoas devido à pandemia

etc (veja mais abaixo)

Vai ter quem aceite e vai ter quem leve o caso para a Justiça. "Ganha quem mostrar mais razoabilidade de comportamento. A lei manda o síndico cuidar da operação do condomínio, levando em consideração os 3 S", reforça o advogado.

Se o síndico exagerar e proibir uma obra que poderia ter sido feita, causando dano ao condômino - que precisou pagar mais aluguel, não pode colocar o imóvel para alugar e comprometeu sua renda etc -, pode haver constatação de ilegalidade e o condomínio deverá indenizar o condômino em questão.

"Quem vai indenizar o condômino prejudicado é o condomínio e o se o condomínio achar que houve excesso do síndico, poderá cobrar do síndico", explica Jaques Bushatsky.

Como síndicos podem lidar com as reformas nas unidades

A síndica profissional Debora Battaglini Ravani, da Curae Gestão, conta que, no início da pandemia, foi mais tranquilo gerenciar as obras, mas agora os pedidos de autorização para realização de reformas vem aumentando significativamente.

Aquela preocupação de não deixar entrar ninguém estranho já passou. E ela relata que nem sempre a obra é do tipo necessária ou útil, mas sim estética, que poderia ser adiada, mas não dá mais para dizer "não".

"No começo da pandemia, havia o questionamento se a obra era emergencial ou necessária, mas agora estamos em um momento de flexibilização. Se a pessoa pode ir ao shopping e academia, é incoerente restringir as reformas", pondera Gabriel Karpat, diretor da GK Administração de Bens. 

Debora Ravani explica que estabelece um diálogo saudável com o condômino para conduzir tudo de forma tranquila.

"Peço para a unidade que vai entrar em reforma elaborar cronograma da obra com o engenheiro ou arquiteto responsável, com dias de ruídos intenso/médios/leves e divulgo com antecedência para os vizinhos", relata Debora.

A síndica profissional mantém a comunidade informada sobre as obras por meio de comunicado no qual ela anexa o cronograma citado.

"Colocando as pessoas a par do que vai acontecer e mantendo-as bem informadas, sentem-se amparadas e conformadas com a situação. O perfil de condôminos que eu atendo é bem sensato. Foram compreensivos e não houve resistências e nem brigas", comemora a síndica profissional.

Como estabelecer regras transitórias de forma segura e participativa

E para este momento excepcional, vale estabelecer um conjunto de regras transitórias para que se assegure ordem, manutenção da saúde, sossego e harmonia entre os vizinhos. E elaboração das regras não deve ficar apenas a cargo do síndico.

Gabriel Karpat lembra que o que está determinado em lei não há nem o que discutir. "Mas o que diz respeito ao coletivo, a decisão tem que ser coletiva, Cada condomínio tem um modo de pensar, uma necessidade. Usa-se as ferramentas de que se dispõe", diz. Bushatsky concorda.

"Quem decide as regras é o condomínio. O ideal é fazer Assembleia Geral Extraordinária para definir tudo. Se não der, o síndico pode deliberar com conselho consultivo ou até o conselho fiscal, para compartilhar a decisão", orienta o advogado Jaques Bushatsky.

Na impossibilidade de se fazer uma assembleia virtual ou presencial (deve haver condições para manter distanciamento, por exemplo) e as outras alternativas não forem viáveis por alguma razão, o advogado informa que aplicar enquetes junto aos condôminos é saudável e ajuda a dar uma base ao síndico.

Há condomínios que estão fazendo uso de outros recursos tecnológicos, como whatsapp e ferramentas de videoconferência, como zoom, hangouts, meets, webex.

Em último caso, em que o síndico terá de tomar as decisões sozinho, o empenho dele deve ser em fazer o melhor possível para manter os serviços no condomínio. "Se ele errar, pode ser destituído, responsabilizado. Contra ele, há o eventual excesso. A favor dele, tem a emergência da pandemia", explica Bushatsky.

No que diz respeito à saúde pública, Karpat diz que o síndico não deve titubear. "O síndico é o guardião, não tem que ter medo de tomar decisões que protejam a comunidade."

Uma vez definidas das regras transitórias, Gabriel Karpat orienta quanto à ampla divulgação em todos os meios disponíveis: portal, e-mail, circular, whatsapp etc.

Que regras os condomínios podem estabelecer para reformas na pandemia? 

Confira abaixo algumas regras listadas pelos especialistas consultados que podem ser estabelecidas em condomínios para este período da pandemia:

Limitação do número de prestadores na unidade de acordo com o tamanho do imóvel

Permanência de prestadores de serviço dentro da unidade durante todo período, inclusive para refeições

Uso de máscara obrigatório ao circular em áreas comuns

Ventiladores nos elevadores para ter circulação do ar

Pré-cadastramento de prestadores pelo site, e-mail ou por ficha impressa: na hora do controle de acesso, basta confirma dados, documento, fotografar e liberar

Adoção de pulverizador nas rotinas de limpeza, com desinfetante diluído de forma adequada

Unidades mais próximas da obra: nos dias de barulho mais intenso, autorizar moradores a usar área comum desativada na pandemia, como salão de festas, brinquedoteca, sala de descanso, churrasqueira etc

Fiscalização da obra com acompanhamento de quantidade de pessoas que entram, se estão respeitando o horário, controle de acesso (entrada e baixa dos prestadores)

"Cada condomínio é único, tem seu perfil e necessidades. O que funciona em um pode não funcionar em outro", diz Debora.

Por exemplo, em um condomínio administradora pela síndica profissional em que há muitas pessoas em home office e assistindo aulas online, optou-se em concentrar as etapas de barulho das obras nos sábados, quando, em geral, a maioria das pessoas não está trabalhando.

Os síndicos devem reforçar algumas orientações aos funcionários do condomínio, como atenção redobrada ao controle de acesso mediante uma lista de prestadores de serviço autorizados, registrando horário de entrada e de saída também, já que muitos reduziram horário permitido.

"Esse funcionário não tem prerrogativa de chamar a atenção dos prestadores, mas, sim, de avisar para o síndico, gerente predial ou a administradora sobre qualquer ocorrência para que estes tomem as providências. Se é um porteiro, por exemplo, ele não pode se ausentar da posto de trabalho para verificar os problemas, nem se indispor com os prestadores", orienta Gabriel Karpat.

Administradoras: como podem apoiar e orientar condomínios e moradores

As administradoras têm recursos e sistemas para que tudo seja feito de forma planejada nos condomínios no que diz respeito a obras e reformas nas unidades privativas. O check-list pode conter:

preenchimento de requisição de reforma

recebimento do projeto de reforma elaborado por engenheiro ou arquiteto responsável que deve atender à norma ABNT NBR 16.280:2015

observação ao recolhimento de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) ou RRT (Registro de Responsabilidade Técnica)

apoio na análise e aprovação de documentação. *Há seguradoras especializadas em condomínios que oferecem o serviço se análise por departamento de engenharia  

agendamento prévio das obras

pré-cadastro de prestadores de serviço via sistema

controle de acesso de prestadores via sistema

orientação da equipe do condomínio para preparar os espaços, elevador, garagem

divulgação aos demais moradores: política da boa vizinhança é essencial para evitar atritos

etc

"As administradoras têm uma forte atuação devido à experiência de dezenas ou centenas de condomínios sob seus cuidados, por meio da qual é possível traçar tendências. O nosso papel é orientar e fornecer ferramentas de controle. Dá para fazer tudo até por aplicativo", explica Gabriel Karpat, da administradora GK.

Como conciliar home office x barulho?

A pandemia fez aflorar algumas coisas. O home office, que já era tendência, foi uma delas.

"É uma nova circunstância da vida em coletividade. Os condomínios inteligentes devem se aprimorar para abarcá-la. Essa realidade tem que ser respeitada e faz parte de viver em condomínio", diz o advogado Jaques Bushatsky.

Na vida moderna, "residir" inclui trabalhar, além de dormir, comer, descansar. "Para trabalhar bem é preciso de silêncio, assim como para dormir. É um novo combinado que os condomínios vão ter que enfrentar."

Dentre as providências a que os condomínios devem se atentar para não ficar para trás estão:

combinar horários de barulho

incentivar vedação acústica

destacar espaços no prédio para atividades silenciosas

O advogado relembra mudanças pelas quais condomínios antigos passaram. "O que fizeram com as salas de cinema e as pistas de skate? Ganharam novos propósitos hoje porque não interessam mais. Tem que se respeitar a evolução dos costumes", alerta Jaques Bushatsky.