Como aprovar obras em assembleia: 22 dicas essenciais
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Condomínio bem preservado e valorizado é condomínio que sempre passa por obras de reforma, atualização e outras. Na maioria das vezes, os investimentos necessários precisam ser aprovados em assembleia condominial e aí entra todo o jogo de cintura do síndico que deve, não somente aprovar obras em assembleia, mas argumentar em favor das manutenções em geral e garantir os quoruns exigidos por lei. Hoje vamos ver algumas dicas sobre como fazer assembleias produtivas e evitar os desentendimentos tão comuns nessas reuniões.
As benfeitorias são necessárias nos condomínios para manter os espaços e equipamentos das áreas comuns sempre em dia, funcionando direitinho, bem cuidados e prontos para o uso dos moradores. Os investimentos para manutenções e obras devem passar por um processo de aprovação em assembleia, em cumprimento à lei. Desta forma, o síndico não corre o risco de ser alvo de questionamento quanto à legitimidade da benfeitoria aprovada.
As obras são classificadas em “necessária”, “útil” ou “voluptuária”, segundo o artigo 1.341 do Código Civil. Confira o detalhamento sobre isso e sobre o quórum necessário para as aprovações lendo este nosso post.
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Faça um planejamento da reunião por escrito e com antecedência junto com o conselho.
Garanta que os participantes recebam todos os documentos necessários antes da data da reunião para que possam avaliar o que será discutido.
Convide o assessor de condomínios para participar da assembleia e ajudar na condução dos assuntos programados.
Use todos os meios para ter certeza que todos vejam o convite para a assembleia. Vale carta (principalmente para os mais idosos), e-mail, site do condomínio (se houver), mensagem via celular e cartaz no elevador.
Na medida do possível, converse com alguns moradores incentivando-os a participar.
Elabore uma pauta de temas e coloque no convite para que todos saibam de forma clara e objetiva o que será discutido.
Se prepare com dados numéricos e razões para a realização das obras em questão para convencer os participantes da reunião de sua importância e questões jurídicas envolvidas.
Antes da reunião, converse com os conselheiros fiscais para que todos defendam as mesmas posições.
Evite agendar assembleias para os finais de semana e em datas próximas a feriados ou de eventos que possam disputar a atenção dos participantes, como o último capítulo da novela das oito.
Disponha as cadeiras em círculo de modo que um veja o rosto do outro. Isso facilita o entendimento.
Coloque água e café na sala de reunião. Assim as pessoas se sentem acolhidas.
Se for usar apresentações em Power Point e data show, faça antes testes para ver se tudo está funcionando bem.
Seja sempre pontual com a hora do início da reunião, respeitando aqueles que chegaram no horário.
Estipule o tempo que deve durar a reunião. Cerca de duas horas é o recomendado.
Defina o presidente da mesa e indique um secretário para redigir a ata da assembleia.
Se perceber que o tema a ser tratado é muito polêmico, peça para todos fazerem inscrição antecipada para se manifestarem.
Durante a reunião, esteja atento às críticas e opiniões diferentes da sua e seja firme na sua argumentação, mas não rude.
Tenha em mãos a convenção e o regulamento e use-os para esclarecer pontos de divergência.
Não deixe que as discussões de assuntos fora da pauta se prolonguem.
Se houver debates mais calorosos, administre de forma a não tomar partido, procurando esclarecer que dúvidas e posições diferentes são naturais, mas que a maioria vence.
Tenha em mãos um resumo das principais decisões para ler a todos, garantindo entendimento e poder responder alguma dúvida que tenha persistido na cabeça de algum participante.
Nos conflitos, use argumentos que estejam no regimento interno da convenção.
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