Por Mariana Ribeiro Desimone

10/11/10 10:50 - Atualizado há 2 anos

Como observar a administradora

Responsabilidade pelos atos da administradora

O síndico responde civil e criminalmente por todos os atos realizados em sua gestão até 5 anos depois do final da mesma. Isso inclui os atos realizados pela administradora, que ocupa um cargo de confiança do síndico, segundo a Lei dos Condomínios:

Artigo 22, Parágrafo 2°: As funções administrativas podem ser delegadas a pessoas de confiança do síndico, e sob a sua inteira responsabilidade, mediante aprovação da assembleia geral dos condôminos. O Conselho Consultivo pode ajudar o síndico na tarefa de verificar a regularidade dos serviços prestados pela administradora, mas não compartilha da responsabilidade legal pelos atos da mesma.

Modalidades mais comuns de irregularidades e fraudes

A administradora desonesta pode:

Pedir para o fornecedor de produto ou serviço fazer uma nota fiscal com valor superior ao real, e ficar com a diferença.

Tirar dinheiro secretamente do fundo de reserva, que é usado só em caso de emergência. Se não há conferência do saldo e da movimentação do fundo, não se percebe esta irregularidade.

Não especificar as contas a pagar, e desviar dinheiro do condomínio.

Em casos mais graves, deixar de pagar contas e o condomínio fica inadimplente (água, luz, gás, outros fornecedores).

Não registrar funcionários.

Fornecedores contratados

Algumas administradoras têm seus "fornecedores cativos", que lhe destinam "por baixo dos panos" uma porcentagem (de 5 a 10%, geralmente) do valor do serviço ou produto oferecidos ao condomínio.

Por isso, dificilmente são as empresas melhores ou que fazem o menor preço. Para se prevenir contra esse problema, requerer sempre 3 orçamentos para compra de produtos ou contratação de serviços.

É conveniente que o síndico ou o conselho confirmem diretamente com as empresas o valor do orçamento e seus principais pontos, para evitar a possibilidade da administradora "maquiar" os preços ou serviços oferecidos.

Nas despesas maiores, sugere-se que o próprio síndico ou os conselheiros façam diretamente cotações com fornecedores. Também pode-se aceitar orçamentos apresentados por condôminos.

No caso de fornecedores de produtos que necessitam de constante renovação, como materiais de limpeza, é interessante promover um rodízio entre as empresas de que se compra. Assim, diminui a possibilidade de "conchavo" com a administradora e pode-se verificar a diferença de qualidade entre os produtos e serviços oferecidos.

Os orçamentos de contratação de serviços e compras de produtos devem ser aprovados em assembleia. Qualquer alteração de valores deve motivar a convocação de nova assembleia. Exceção: serviços de emergência; despesas correntes (material de escritório, limpeza), que muitas vezes não precisam de aprovação.

Contribuições trabalhistas

Uma das fraudes mais comuns cometidas por administradoras desonestas é não pagar as contribuições trabalhistas dos funcionários do condomínios.

Há casos relatados de falsificação de autenticação bancária nas guias de recolhimento. A administradora cobrava o dinheiro do condomínio relativo à contribuições trabalhistas, mas não as pagava, entregando cópias adulteradas das guias.

Independentemente de a administradora ser a responsável pelo débito, neste caso, os condôminos são obrigados a saldar a dívida previdenciária, conforme determina o artigo 123 do Código Tributário Nacional. Para ressarcimento dos valores, o condomínio deve entrar com ação na Justiça contra a administradora.

Recomenda-se ao síndico ou aos conselheiros realizar pessoalmente a emissão da CND (Certidão Negativa de Débito) do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). Isso pode ser feito via internet. O documento tem validade de 60 dias.

O pagamento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) pode ser acompanhado pelo funcionário, que deve receber periodicamente em sua residência extratos de sua conta de contribuição, enviadas pela Caixa Econômica Federal. É interessante verificar com os funcionários se eles realmente estão recebendo esta correspondência.

Conta corrente do condomínio

É necessário fazer um acompanhamento constante da movimentação da conta corrente: no mínimo, semanal. Se o condomínio tem "conta pool", ou seja, o dinheiro fica numa conta comum da administradora (junto com outros clientes), verificar minuciosamente os relatórios por ela enviados sobre a movimentação, comparando com as despesas alegadas.

A "conta pool" proporciona ao condomínio economia de taxas bancárias mas aumenta a possibilidade de fraudes, porque o condomínio não tem os extratos fornecidos pelo banco, apenas o relatório da administradora. É lógico que, se a conferência dos relatórios for atenciosa, fecha-se esta brecha.

Suspeita de fraude

Se há suspeita de fraude da administradora ou do síndico anterior, o melhor a fazer é ter uma postura discreta, num primeiro momento. É interessante juntar o maior número de documentos que provem a irregularidade. Há muitos casos de processos por calúnia e difamação motivados por acusações de 

fraude em condomínios.

Pode-se contratar uma auditoria, em suspeita de fraude ou má administração.

Embora sejam comuns os boatos e suspeitas de irregularidades, poucos casos chegam à Justiça. Um dos motivos é a duração deste tipo de processo: pode demorar até três anos só em primeira instância.

Nesse período, o réu pode desfazer-se dos bens. Assim, caso ganhe a causa, o condomínio ainda corre o risco de ficar sem receber.

Se existirem provas documentais constatando crime, uma ação penal deve ser movida com pelo menos uma das seguintes acusações: estelionato, apropriação indébita ou falsificação ideológica.

Se a acusação permanecer apenas no âmbito civil, pode ocorrer condenação patrimonial e posterior negociação entre as partes.

Ref.: EDITAL DE CONVOCAÇÃO

Prezados Senhores:

Na qualidade de Síndico deste Condomínio, sirvo-me da presente para convocar V.Sas. para participarem da Assembleia Geral Extraordinária, a realizar-se no próximo dia 04 de Junho de  2.019 (Terça-feira), no saguão do próprio prédio, às 18h45m em primeira convocação, contando com a presença de pelo menos metade dos votos totais, ou às 19h em segunda convocação, no mesmo dia e local, com qualquer número de presentes, (salvo quórum especial exigido por lei ou pela Convenção), para deliberarem sobre a seguinte ORDEM DO DIA:

ITEM "A" : Troca do fornecedor de Gás para o condomínio.
ITEM “B” : Posicionamento sobre o PPCI
ITEM "C" : Assuntos diversos.

OBSERVAÇÕES:

* É lícito aos senhores condôminos se fazerem representar na Assembleia ora convocada por procuradores, munidos com procurações específicas;

* A ausência dos senhores condôminos não os desobrigam de aceitarem como tácita concordância aos assuntos que forem tratados e deliberados.

* Os condôminos em atraso nos pagamentos de suas taxas condominiais não poderão votar nas deliberações.

Porto Alegre,RS 29 Maio de 2019.

Cordialmente,

Por Inês Pereira

24/01/12 04:40 - Atualizado há 5 h

Auditorias em condomínios

Especialistas esclarecem os principais pontos para você decidir se vale a pena, e em que momento, contratar um auditor

24 Especialistas esclarecem os principais pontos para você decidir se vale a pena, e em que momento, contratar um auditor

Se tivéssemos que montar uma lista com as melhores práticas no condomínio, a auditoria seria uma delas.

Afinal, todos (condôminos, corpo diretivo, até o síndico em relação à administradora) querem saber –  e ter segurança –  se os recursos da gestão estão sendo gastos de forma correta, sem irregularidades, fraudes, desvios etc. São coisas importantes, nesses tempos em que a sociedade exige transparência.

A auditoria preventiva ganha ainda mais importância no caso dos condomínios com síndicos profissionais. Ela vai trazer mais segurança para o Conselho, que nem sempre tem preparo suficiente para detectar irregularidades ou outros problemas, e para o condomínio de forma geral.

Entenda o que é a auditoria no condomínio

O exame analítico, pericial e sistemático das pastas do condomínio –  físicas ou em nuvem –  pode ser comparado aos exames prescritos pelo médico. Seja um check-up, que as pessoas fazem preventivamente, ou exames pedidos para checar problemas de saúde pontuais.

Para examinar a saúde do condomínio, há dois tipos de auditoria, voltados para diferentes objetivos:

Preventiva, em que as irregularidades, ou não conformidades, são informadas e regularizadas pontualmente. Ela dá suporte ao grupo gestor e transparência aos condôminos. Muitos condomínios fazem essa auditoria mensalmente;

Investigativa, ou seja, de um período passado, em que os fatos serão narrados em relatório. Essa auditoria, em geral, é anual.

A importância da auditoria

Sempre que se faz esse tipo de radiografia, seja qual for o objeto, só se tem a ganhar. Tendo a visão aprofundada do que ocorre num período determinado, é mais fácil fazer correções e ajustes necessários, mudanças e até planejamento.

Para o condomínio: A transparência do processo, a proteção dos ativos do condomínio, a diminuição dos riscos na gestão financeira e assegurar as políticas definidas. Uma importante vantagem é que, se for identificado qualquer prejuízo ao condomínio, o ressarcimento pode ser cobrado de seu responsável.

O síndico pode exigir a correção de qualquer erro financeiro ou operacional na gestão, via administradora.

Para os moradores e o conselho, garante que os procedimentos legais foram assegurados, de acordo com o que foi aprovado em assembleia para o exercício; e também de acordo com o código civil e as obrigações fiscais.

Para a gestão do síndico: É um instrumento importante de revisão de procedimentos, facilitando a Assembleia Ordinária de aprovação de contas. Essa validação garante a execução correta e integral das responsabilidades dos gestores.

“Hoje, em torno de 50% de nossos clientes já contam com auditoria mensal, que é independente da síndica e administradora. Já provisionamos essa despesa mensal na previsão orçamentária de nossos clientes, sempre que aprovado em assembleia, tornando a auditoria um procedimento mensal do condomínio”, detalha Natachy Petrini, síndica profissional.

Para o corpo diretivo: Nos casos em que o condomínio tem síndico profissional, a auditoria preventiva vai trazer maior segurança -- em especial para conselheiros sem conhecimento na área contábil ou em questões mais legais.

Os cuidados ao contratar a auditoria no condomínio

De acordo com os Artigos 25 e 26 do DL 9295/46, apenas contadores por formação podem proceder com auditorias, além de economistas que também podem efetuar tal procedimento.

Como cuidado na contratação, é prudente e importante exigir o registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) não somente do contador, mas também da empresa contratada para essa finalidade.

Lembrando: mais uma referência positiva é que a auditoria seja pautada pelo NBC TO 3000 (norma brasileira de asseguração contábil), emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC)  e pelo Instituto do Auditores Independentes do Brasil (Ibracon).

É muito importante que a auditoria seja independente. Uma vez que o trabalho realizado pela administradora com o aval do síndico será avaliado, é imprescindível que essa avaliação seja feita por profissionais isentos de qualquer interesse.

O que a auditoria fiscaliza, além das contas? Demais documentos

“A auditoria deve ser muito mais ampla do que a questão contábil. As leis (federais, estaduais e municipais) têm que ser itens de avaliação e verificação de cumprimento. E orçamentos paralelos também podem ser levantados para estabelecer efetivamente o valor de mercado do bem adquirido e demais situações inerentes ao negócio”, afirma Marcos Roberto Gouveia, auditor e diretor da Odara Auditoria em Condomínios.

Uma auditoria especializada em finanças condominiais verifica:

 O atendimento à Convenção;

 se as certidões do condomínio e da administradora estão regularizadas;

 valida os saldos (comparativo entre o extrato bancário e o demonstrativo apresentado pela administradora);

 se os gastos estão de acordo com as aprovações assembleares;

se a cobrança está sendo realizada corretamente pela fração ideal;

se todos os impostos e guias foram pagos de maneira adequada etc;

a existência, ou não, de demandas judiciais e positivação do condomínio em cadastro de maus pagadores, como o Serasa.

Leia mais na Entrevista sobre fraudes com especialistas

Quem deve contratar?

Se o síndico ou o conselho identificarem algum indício de irregularidade grave, a auditoria pode ser contratada de maneira emergencial. E ratificada, posteriormente, em assembleia junto com a apresentação dos resultados.

Se não houver um indício grave que a justifique, a contratação de auditoria só pode ser feita se a previsão orçamentária anual for respeitada (se os valores de auditoria couberem na previsão daquele ano, sem exceder os gastos ordinários provisionados).

“O ideal é já incluir o custo nos gastos fixos do condomínio, na assembleia de Previsão Orçamentária, onde a auditoria se torna, então, mais um contrato mensal”, diz Natachy.

OS CONDÔMINOS PODEM PEDIR A AUDITORIA?

Há possibilidade de apenas um morador –  ou um grupo de moradores –  custear este trabalho. Contudo, há observações necessárias e desdobramentos nesta situação. Isso porque, segundo Marcos da Odara, é de praxe e tem como princípio que a contratação seja amparada por uma aprovação em assembleia.

“Se o morador quiser contratar, caberá à assembleia autorizar a entrega das pastas para terceiros”, avisa. Mesmo assim, a auditoria servirá só para ele.

O papel do síndico no processo da auditoria

Os síndicos não podem intervir no trabalho do auditor, mas contribuir com todas as informações que lhe forem solicitadas.

“Após a emissão do relatório, havendo qualquer procedimento a ser corrigido, é dever do síndico e da administradora regularizarem e esclarecerem as dúvidas apontadas aos conselheiros e aos moradores”, explica Natachy.

Como funciona? Há empresas que fazem as análises por amostragem de documentos. Outras preferem ou asseguram que todos os documentos apresentados sejam analisados – independentemente do sistema que a empresa contratada adote.

“Que este procedimento seja considerado em contrato, para não haver dúvidas ou questionamentos futuros”, aconselha Gouveia.

Como as pastas são disponibilizadas? O condomínio deverá nortear o contratado nesta questão. Se julgar que apenas a pasta na “nuvem” já será suficiente, o contratado deverá proceder suas análises desta forma. Nesse caso, o condomínio fará o compartilhamento.

Cabe, em cada situação, a forma que melhor for para o contratante. No caso de o auditor solicitar as pastas dos últimos 12 meses, de novo cabe ao condomínio avaliar se a solicitação tem fundamento, e entregar ou não. 

Quanto tempo leva? O tempo para a produção do relatório mostra diretamente o tipo e como será efetuada a auditoria. Há empresas que podem fazer e entregar em 10 dias. Outras podem considerar um mínimo de 30 dias para as análises de um período de 12 meses.

“Esse ponto está diretamente ligado aos procedimentos adotados de cada empresa e sua sistemática de trabalho”, acrescenta o diretor da Odara Auditoria Contábil.

Quanto custa? Para um condomínio com uma quantidade de, aproximadamente, 150 unidades, o valor gira em torno de R$ 550 a R$ 600, nas auditorias mensais. E com o mesmo cenário, na investigativa, o valor oscila entre R$ 500 a 580/mês investigado.

Obs.: Os valores podem ser menores; porém, o escopo do trabalho passa a ser por sistema de amostragem.

“Antes da contratação, é bom esclarecer se, além do valor apresentado, há custos adicionais envolvidos, tais como participação em assembleias, visitas periódicas, consultorias fiscais etc.”, orienta o auditor.

As principais irregularidades identificadas

Quase que na totalidade dos casos, principalmente, há o desrespeito à legislação tributária.

Em grande escala, a não observância de retenções e recolhimentos de impostos é o item que mais irá aparecer.

Veja aqui as obrigações tributárias e contábeis do condomínio

Há casos de superfaturamentos, despesas efetuadas com apresentação de recibos sem valor legal, ausência de notas fiscais e até mesmo saques ou transferências, sem a devida escrituração.

Podem ser detectados o não atendimento pelo síndico da previsão orçamentária aprovada em assembleia, pagamentos realizados com multas (por atraso) sem ressarcimento pela administradora, ausência de relatórios gerenciais importantes nas pastas de prestação de contas, ausência de documentos trabalhistas obrigatórios etc.

“Também são constatadas falta de manutenção, falha na segurança, enfim, tudo que envolva a gestão do síndico e suas atribuições, bem como todos os atos por ele cometidos”, acrescenta Inaldo Dantas, advogado especializado em direito condominial.

O que fazer quando o ex síndico ou síndico atual é suspeito de fraude?

“Em ambos os casos, deve-se colher as provas desta fraude e, sendo confirmada, buscar no responsável, ou responsáveis, o ressarcimento dos danos causados”, orienta.

O que fazer quando a administradora é suspeita de fraude?

“Sendo a fraude cometida pela administradora, esta deve responder, tanto arcando com os custos do ressarcimento, como também  ter seu contrato rescindido. E ainda, ser denunciada judicialmente”, diz Inaldo.

Em caso de irregularidades constatadas na gestão do síndico e da administradora, é preciso destituir ambos. A apresentação do relatório se dará em assembleia, e os condôminos, ao tomarem ciência deste trabalho, julgarão se o quadro apresentado justifica uma ação judicial ou não.

Complemente a leitura com as matérias Dicas de transparência para administradoras e Como observar a administradora

Analisando as pastas: como o síndico pode fazer uma pré-auditoria

Analisando pastas

Independentemente de usar ou não auditoria, sempre é importante o síndico ter noções de análise de contas para identificar rapidamente possíveis irregularidades.

Nem sempre existe recurso para incluir a auditoria entre as despesas do condomínio. Nesse caso, vale adotar uma postura mais assertiva e realizar com mais profundidade as conferências periódicas das pastas.

"Essa medida não substitui a auditoria, mas ajuda a identificar problemas e, principalmente, a evitar que ocorram”, diz a síndica profissional. Ela dá as dicas.

PARA COMEÇAR, É IMPORTANTE VERIFICAR:

se todas as notas fiscais foram emitidas;

se os recolhimentos de impostos foram realizados;

se houve atraso em algum pagamento;

se a documentação trabalhista está regularizada.

PRINCIPAIS DICAS DE CONFERÊNCIA:

Se o saldo do balancete da administradora bate com o saldo do extrato bancário;

solicitar demonstrativo mensal na pasta de prestação de contas sobre as despesas previstas em AGO X realizadas no mês;

solicitar inclusão do resumo anual de despesas na pasta, para conferir possíveis oscilações nos contratos mensais e contas de consumo, mês a mês;

solicitar inclusão de gráficos comparativos de despesas e receitas;

avaliar a classificação das despesas, conferindo se a administradora lançou as despesas nas contas contábeis corretas;

a cada trimestre, solicitar a inclusão das principais (Certidões Negativas de Débitos) CNDs do condomínio na pasta de prestação de contas, para aferir que não haja nenhuma dívida para o condomínio;

peça a inclusão dos três orçamentos para despesas extras que tenham ocorrido no mês.

A apresentação dos resultados aos condôminos

Assim como a contratação da auditoria deve ser aprovada em assembleia, o ideal é que os resultados também sejam levados para os condôminos. Até porque, voltando lá atrás, quando falamos em objetivos dessa boa prática, reforçamos a necessidade de uma gestão transparente.

Se os condôminos quiserem verificar em detalhes o resultado da auditoria, eles têm esse direito. Provavelmente, para a maioria, conhecer as conclusões de maneira geral será o suficiente.

Seja qual for o tipo de auditoria, assim como a periodicidade, ou ainda, se será realizada neste momento, é importante pensar a respeito da transparência de tudo o que é feito no condomínio. No final, todo mundo têm a ganhar com isso.

Saiba mais sobre a cultura da transparência na matéria sobre Compliance

Fontes consultadas - Natachy Petrini (síndica profissional); Marcos Roberto Gouveia (auditor e diretor da Odara Auditoria em Condomínios) e Inaldo Dantas (advogado, especialista em direito condominial).

Os 5 pontos mais vulneráveis na segurança do condomínio

Depois da violência dos arrastões, a nova onda de assaltos e furtos põe em xeque os métodos anti-invasões usados até aqui

Por Inês Pereira

22/05/19 12:17 - Atualizado há 16 h

Depois da violência dos arrastões, a nova onda de assaltos e furtos põe em xeque os métodos anti-invasões usados até aqui 

Todo mundo tem uma história para contar sobre invasões, roubos e furtos em condomínios residenciais. Pouco se fala, entretanto, sobre o porquê de tanta recorrência.

Pensar criticamente em como o quesito segurança foi conduzido até aqui é um exercício difícil. Significa encarar as fragilidades do condomínio e, talvez, a constatar que a gestão encontrou uma zona de conforto. 

E vem a pergunta: Houve negligência? Onde erramos no nosso projeto de segurança? Isso exige muito esforço e, sobretudo, franqueza. 

Para o especialista em segurança condominial, José Elias de Godoy, existe no ar uma falsa sensação de segurança no condomínio, uma vez que a grande maioria das pessoas vai residir ali justamente por causa da segurança. Quando percebe que não é tão seguro quanto pensava, se frustra.

Há vários pontos vulneráveis na segurança dos condomínios, fortalecidos por falhas nos procedimentos. É sobre esse assunto importante e urgente que o SíndicoNet vai falar à seguir. 

O que mudou nas formas de invasão a condomínios?

Entre 2011 e meados de 2016, a cidade de São Paulo, por exemplo, chegou a ser chamada por alguns de “capital do arrastão”.

O padrão de invasão era o mesmo: quadrilhas numerosas, fortemente armadas, na maioria entrando pela garagem. Depois de render os funcionários, faziam a limpa em quantos apartamentos dessem conta.

Essa onda de arrastões, em todo o Brasil, vem perdendo a força. Mesmo assim, nesse começo de ano, duas ocorrências foram registradas, ambas em condomínios da classe média alta, na zona oeste de São Paulo. Um, em março, em Higienópolis; e o outro, em abril, na região dos Jardins.

Relembre o caso do Arrastão no bairro de Higienópolis

Em 2018, os especialistas em segurança condominial constataram mudanças importantes na atuação dos bandidos – 90% dos 1300 crimes cometidos contra condomínios no primeiro trimestre, ocorreram pela porta da frente.

Nesse novo modus operandi, novos disfarces como garotas e garotos bem-vestidos, ligados a pequenas quadrilhas, se passam por familiares, pedindo alguma informação ou interessados em alugar um imóvel, entre outras desculpas. 

Investem em diversos disfarces - rabinos, técnico de operadora, parente, etc. - e, com uma boa conversa, conseguem entrar no condomínio facilmente.

Ao contrário do arrastão, em vez de roubar vários apartamentos, geralmente vão direto naquele em que o dono não está e furtam o que conseguem levar numa mochila ou mala. 

Dá para supor que, em muitos casos, eles já têm a informação prévia sobre hábitos dos moradores e objetos de valor. É a chamada modalidade pontual.

Vulnerabilidade 1. Porteiros mal-treinados

porteiro despreparado

De fato, as últimas invasões ocorridas revelam problemas sérios nas portarias. 

Os especialistas são unânimes: a tecnologia é importante, mas não é o principal fator que garante a segurança de um condomínio. É muito importante fazer uso dela, ter um bom poder de inibição para o assaltante.

Mas o fator humano, que é o elo mais frágil da corrente, ainda é essencial. 

“A maioria dos casos ocorridos ultimamente aconteceu por falha de Recursos Humanos. Não foi pulando muro ou cerca, nem com uso de força. Por isso é tão importante fortalecer o fator humano”, afirma Nilton Migdal, consultor de segurança.

No final das contas, o funcionário decide quem entra no prédio. Ele tem esse poder nas mãos. Por isso, precisa ser muito bem escolhido e treinado para saber na ponta da língua quais as normas e os procedimentos que deve executar. 

Não podemos esperar o bom senso do porteiro; e sim, que tenha tudo predefinido e conheça bem o fluxograma, como agir em caso de tentativa de invasão. E, nesse sentido, ele precisa de treinamento e de todo o respaldo do síndico e do zelador. 

Portanto, é muito importante realizar treinamento com os funcionários e, pelo menos, uma vez a cada seis meses, uma simulação “com pegadinha para tentativa de entrada no condomínio e avaliação da  atuação dos controladores”, aconselha Migdal.

Vulnerabilidade 2. Condôminos descuidados 

Não podemos nos esquecer que precisa haver normas de procedimentos e obrigações também para os condôminos. Muitas vezes, eles forçam o porteiro ou o zelador a cometer erros. 

Todos nós acompanhamos o recente caso do morador que humilhou o porteiro por estar cumprindo o regulamento – deixar entrar apenas os familiares devidamente registrados, e com autorização para entrar. 

O descuido do morador é outro agravante a ser considerado. Mesmo que o condomínio tenha um aparato completo de equipamentos de segurança, treinamento aos colaboradores, os condôminos são peças-chave para a segurança do condomínio. 

A falha vem dos condôminos e é reforçada pela distração dos porteiros. O síndico profissional Marcos Muzili dá o exemplo recorrente: 

“Um morador que está saindo e tem uma pessoa na entrada. Este morador não fecha o portão e deixa a pessoa entrar, sem saber quem é. O porteiro também deixa”.

Também são comuns os casos de moradores que fazem festas, sem que haja controle dos convidados. “Numa dessas situações, os assaltantes se infiltraram entre eles e fizeram um arrastão em plena festa”, conta o síndico profissional.

Dica: programe treinamentos e comunicados periódicos aos moradores, orientando-os sobre as regras de segurança.

A periodicidade é muito importante, pois é muito comum, e até natural, que os condôminos baixem a guarda e entrem em uma zona de conforto, quando não lembrados constantemente.

Eles precisam saber que uma atitude descuidada pode representar a oportunidade que o bandido espera para agir.  

Aproveite também as assembleias para dar avisos e reforçar a importância do cumprimento das regras do condomínio.

plano de segurança

Vulnerabilidade 3. Falta de projeto de segurança adequado

Em primeiro lugar, todo projeto de segurança tem necessariamente que ser específico para o condomínio, e elaborado por consultores independentes, ou seja, que não indiquem os fornecedores de equipamentos. Sem isso, as chances de falhas são grandes.

Isso porque pode haver conflito de interesses se um consultor trabalha para uma empresa de segurança, e cada empreendimento tem características muito próprias – localizados áreas mais perigosas ou menos; em que prevalecem crianças ou idosos; se as tecnologias digitais não funcionam; o tamanho do condomínio, número de portarias e garagens; e por aí vai. 

Outro ponto a se considerar são os condomínios novos, onde as contrutoras, segundo Manoel W. Fonseca, diretor de Operações da Pro Security, em sua grande maioria, não contemplam o item segurança patrimonial em seus projetos.

“Ao iniciar a habitação, por meio de seus conselhos, os próprios moradores definem os  itens de segurança na medida em que surgem as necessidades e, muitas vezes, sem um projeto de segurança adequado. Consequentemente, as falhas só são percebidas quando o empreendimento é vitimado”, constata.  

Nesse sentido, prossegue, muitos dos problemas decorrem da falta de um projeto adequado de segurança que contemple proteção perimetral e  tecnologia para controle de acesso de pessoas e veículos. Fonseca destaca como boas soluções biometria, reconhecimento facial e tag.

Vulnerabilidade 4. Portaria remota de má qualidade

Parece até ironia. Mas um sistema criado para aumentar a segurança, se não for bem projetado ou tiver má qualidade, pode causar o efeito contrário, comprometendo a integridade do condomínio.

“Ao optar pela portaria remota, o síndico não está apenas comprando um produto; ele está adquirindo uma solução de segurança. Por isso é fundamental um projeto personalizado, com análise de risco”, recomenda Odirley Rocha, diretor comercial da Kiper. 

Em uma portaria remota de qualidade, a responsabilidade pelo funcionamento do sistema 24 horas deve ficar a cargo da empresa.

Para dar conta do recado, a empresa deve ser bem estruturada, oferecer um sistema completo que envolva e suporte com eficiência todo o sistema de comunicação, imagens, controle de acesso de carros e pedestres, portões, internet estável, alto nível tecnológico, e ainda oferecer garantias em contratos, como SLAs. 

Conforme Walter Uvo, diretor da Minha Portaria, o ponto mais importante dessa conduta é tirar o ser humano do local onde possivelmente haverá uma ocorrência. Ele explica: 

“Ao deixar a gestão nas mãos do porteiro ou do zelador, se acontecer alguma complicação do tipo  "não estava gravando", "a câmera parou", "o DVR queimou" ou até mesmo "o bandido roubou o DVR", o aviso do problema chegará depois à central, sem a urgência necessária”. 

Mas se a preocupação é da empresa, Uvo prossegue, as providências são imediatas. “Você terá uma ação muito mais assertiva e coerente”. 

Outro ponto é a ausência da eclusa, tanto para pessoas quanto para veículos, que torna mais fácil a entrada de estranhos no vácuo do morador ou da pessoa autorizada a entrar.

“Se não der para ter a veicular, no mínimo, exija um sensor carona para alertar – caso uma segunda passagem aconteça no condomínio. Esse alerta vai para a central de monitoramento, e automaticamente é acionada a equipe de atendimento”, avisa Rocha.  

Vale ressaltar que a portaria remota que só faz a gestão do interfone tem inúmeras desvantagens e fragilidades com relação à outra. Não tem detecção de arrombamento de uma porta, um motor ou de falha no interfone que foi instalado – exemplos de monitoramentos importantes, para citar apenas alguns. 

Vulnerabilidade 5. Equipamentos de segurança obsoletos

camera velha

Equipamentos que não funcionam bem ou são facilmente desarmados pelos bandidos não podem ser considerados bons aparatos de segurança. Também não adianta investir uma vez e não fazer a manutenção ou modernização. 

Se consideramos a hipótese de o bandido receber informação de dentro do condomínio, ele pode saber que o equipamento de gravação é precário ou nem funciona. E vai tirar proveito para traçar seu plano de invasão.

Mas se o condomínio investe em tecnologia e bons equipamentos de segurança, com a devida manutenção, tem meio caminho andado para coibir a ação de bandidos. 

Hoje, boas opções de equipamentos e soluções de tecnologia com preços acessíveis não faltam.

Reconhecimento facial, câmeras inteligentes, e biometria estão entre as inúmeras tecnologias que o mercado oferece atualmente para monitorar, controlar acesso, detectar e bloquear a presença estranha dentro e no perímetro do condomínio, além de realizar a comunicação necessária. Muitos desses equipamentos são controláveis pelo smartphone, via apps. 

Sabendo quais são os pontos críticos do condomínio, e porquê eles são vulneráveis, fica mais fácil pensar em como dificultar a ação dos bandidos. A partir daí, você terá a chance de melhorar, de fato, a segurança geral. 

Contar com o respaldo do Conselho Comunitário de Segurança (Conseg) também é uma possibilidade a ser considerada. Ali, os participantes têm acesso direto às autoridades da área. Podem, ainda, trabalhar interagindo com os órgãos de segurança pública. 

Outro projeto interessante para reforçar a segurança do condomínio é a comunicação entre guaritas vizinhas. Pode ser por telefone fixo, celulares (em especial, o WhatsApp), bem como Rádios HTs. 

Implante a cultura de segurança no seu condomínio

O ideal dos mundos é que os três aspectos – ótimos recursos físicos, tecnológicos e humanos – caminhem juntos e em equilíbrio. 

“A segurança de um condomínio está firmada em um triângulo, cujas pontas são segurança física e tecnológica, investir nos colaboradores e conscientizar os moradores. Uma das pontas descoberta já compromete a proteção”, sintetiza Godoy.

Somado a tudo isso, é fundamental que haja uma mudança de mentalidade, tanto dos prestadores de serviços, quanto dos moradores e proprietários dos condomínios. 

O síndico tem que estar atento às necessidades de seus funcionários, em especial dos porteiros, mas também do zelador; e fazer a comunicação periódica com os condôminos.

Nada garante que uma invasão ocorra no condomínio. Mas, as chances de uma surpresa ruim vão diminuir muito. 

Fontes consultadas: José Elias de Godoy (especialista em segurança condominial); Nilton Migdal (consultor de segurança e diretor da Migdal Consult); Marcos Muzili (síndico profissional); Odirley Rocha (diretor comercial da Kiper) e Walter Uvo (diretor da Minha Portaria).