PlazaBourbon

Por Mariana Ribeiro Desimone

10/11/10 10:50 - Atualizado há 2 anos

Como observar a administradora

Responsabilidade pelos atos da administradora

O síndico responde civil e criminalmente por todos os atos realizados em sua gestão até 5 anos depois do final da mesma. Isso inclui os atos realizados pela administradora, que ocupa um cargo de confiança do síndico, segundo a Lei dos Condomínios:

Artigo 22, Parágrafo 2°: As funções administrativas podem ser delegadas a pessoas de confiança do síndico, e sob a sua inteira responsabilidade, mediante aprovação da assembleia geral dos condôminos. O Conselho Consultivo pode ajudar o síndico na tarefa de verificar a regularidade dos serviços prestados pela administradora, mas não compartilha da responsabilidade legal pelos atos da mesma.

Modalidades mais comuns de irregularidades e fraudes

A administradora desonesta pode:

Pedir para o fornecedor de produto ou serviço fazer uma nota fiscal com valor superior ao real, e ficar com a diferença.

Tirar dinheiro secretamente do fundo de reserva, que é usado só em caso de emergência. Se não há conferência do saldo e da movimentação do fundo, não se percebe esta irregularidade.

Não especificar as contas a pagar, e desviar dinheiro do condomínio.

Em casos mais graves, deixar de pagar contas e o condomínio fica inadimplente (água, luz, gás, outros fornecedores).

Não registrar funcionários.

Fornecedores contratados

Algumas administradoras têm seus "fornecedores cativos", que lhe destinam "por baixo dos panos" uma porcentagem (de 5 a 10%, geralmente) do valor do serviço ou produto oferecidos ao condomínio.

Por isso, dificilmente são as empresas melhores ou que fazem o menor preço. Para se prevenir contra esse problema, requerer sempre 3 orçamentos para compra de produtos ou contratação de serviços.

É conveniente que o síndico ou o conselho confirmem diretamente com as empresas o valor do orçamento e seus principais pontos, para evitar a possibilidade da administradora "maquiar" os preços ou serviços oferecidos.

Nas despesas maiores, sugere-se que o próprio síndico ou os conselheiros façam diretamente cotações com fornecedores. Também pode-se aceitar orçamentos apresentados por condôminos.

No caso de fornecedores de produtos que necessitam de constante renovação, como materiais de limpeza, é interessante promover um rodízio entre as empresas de que se compra. Assim, diminui a possibilidade de "conchavo" com a administradora e pode-se verificar a diferença de qualidade entre os produtos e serviços oferecidos.

Os orçamentos de contratação de serviços e compras de produtos devem ser aprovados em assembleia. Qualquer alteração de valores deve motivar a convocação de nova assembleia. Exceção: serviços de emergência; despesas correntes (material de escritório, limpeza), que muitas vezes não precisam de aprovação.

Contribuições trabalhistas

Uma das fraudes mais comuns cometidas por administradoras desonestas é não pagar as contribuições trabalhistas dos funcionários do condomínios.

Há casos relatados de falsificação de autenticação bancária nas guias de recolhimento. A administradora cobrava o dinheiro do condomínio relativo à contribuições trabalhistas, mas não as pagava, entregando cópias adulteradas das guias.

Independentemente de a administradora ser a responsável pelo débito, neste caso, os condôminos são obrigados a saldar a dívida previdenciária, conforme determina o artigo 123 do Código Tributário Nacional. Para ressarcimento dos valores, o condomínio deve entrar com ação na Justiça contra a administradora.

Recomenda-se ao síndico ou aos conselheiros realizar pessoalmente a emissão da CND (Certidão Negativa de Débito) do INSS (Instituto Nacional de Seguridade Social). Isso pode ser feito via internet. O documento tem validade de 60 dias.

O pagamento do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) pode ser acompanhado pelo funcionário, que deve receber periodicamente em sua residência extratos de sua conta de contribuição, enviadas pela Caixa Econômica Federal. É interessante verificar com os funcionários se eles realmente estão recebendo esta correspondência.

Conta corrente do condomínio

É necessário fazer um acompanhamento constante da movimentação da conta corrente: no mínimo, semanal. Se o condomínio tem "conta pool", ou seja, o dinheiro fica numa conta comum da administradora (junto com outros clientes), verificar minuciosamente os relatórios por ela enviados sobre a movimentação, comparando com as despesas alegadas.

A "conta pool" proporciona ao condomínio economia de taxas bancárias mas aumenta a possibilidade de fraudes, porque o condomínio não tem os extratos fornecidos pelo banco, apenas o relatório da administradora. É lógico que, se a conferência dos relatórios for atenciosa, fecha-se esta brecha.

Suspeita de fraude

Se há suspeita de fraude da administradora ou do síndico anterior, o melhor a fazer é ter uma postura discreta, num primeiro momento. É interessante juntar o maior número de documentos que provem a irregularidade. Há muitos casos de processos por calúnia e difamação motivados por acusações de 

fraude em condomínios.

Pode-se contratar uma auditoria, em suspeita de fraude ou má administração.

Embora sejam comuns os boatos e suspeitas de irregularidades, poucos casos chegam à Justiça. Um dos motivos é a duração deste tipo de processo: pode demorar até três anos só em primeira instância.

Nesse período, o réu pode desfazer-se dos bens. Assim, caso ganhe a causa, o condomínio ainda corre o risco de ficar sem receber.

Se existirem provas documentais constatando crime, uma ação penal deve ser movida com pelo menos uma das seguintes acusações: estelionato, apropriação indébita ou falsificação ideológica.

Se a acusação permanecer apenas no âmbito civil, pode ocorrer condenação patrimonial e posterior negociação entre as partes.