PlazaBourbon

Por Inês Pereira

24/01/12 04:40 - Atualizado há 5 h

Auditorias em condomínios

Especialistas esclarecem os principais pontos para você decidir se vale a pena, e em que momento, contratar um auditor

24 Especialistas esclarecem os principais pontos para você decidir se vale a pena, e em que momento, contratar um auditor

Se tivéssemos que montar uma lista com as melhores práticas no condomínio, a auditoria seria uma delas.

Afinal, todos (condôminos, corpo diretivo, até o síndico em relação à administradora) querem saber –  e ter segurança –  se os recursos da gestão estão sendo gastos de forma correta, sem irregularidades, fraudes, desvios etc. São coisas importantes, nesses tempos em que a sociedade exige transparência.

A auditoria preventiva ganha ainda mais importância no caso dos condomínios com síndicos profissionais. Ela vai trazer mais segurança para o Conselho, que nem sempre tem preparo suficiente para detectar irregularidades ou outros problemas, e para o condomínio de forma geral.

Entenda o que é a auditoria no condomínio

O exame analítico, pericial e sistemático das pastas do condomínio –  físicas ou em nuvem –  pode ser comparado aos exames prescritos pelo médico. Seja um check-up, que as pessoas fazem preventivamente, ou exames pedidos para checar problemas de saúde pontuais.

Para examinar a saúde do condomínio, há dois tipos de auditoria, voltados para diferentes objetivos:

Preventiva, em que as irregularidades, ou não conformidades, são informadas e regularizadas pontualmente. Ela dá suporte ao grupo gestor e transparência aos condôminos. Muitos condomínios fazem essa auditoria mensalmente;

Investigativa, ou seja, de um período passado, em que os fatos serão narrados em relatório. Essa auditoria, em geral, é anual.

A importância da auditoria

Sempre que se faz esse tipo de radiografia, seja qual for o objeto, só se tem a ganhar. Tendo a visão aprofundada do que ocorre num período determinado, é mais fácil fazer correções e ajustes necessários, mudanças e até planejamento.

Para o condomínio: A transparência do processo, a proteção dos ativos do condomínio, a diminuição dos riscos na gestão financeira e assegurar as políticas definidas. Uma importante vantagem é que, se for identificado qualquer prejuízo ao condomínio, o ressarcimento pode ser cobrado de seu responsável.

O síndico pode exigir a correção de qualquer erro financeiro ou operacional na gestão, via administradora.

Para os moradores e o conselho, garante que os procedimentos legais foram assegurados, de acordo com o que foi aprovado em assembleia para o exercício; e também de acordo com o código civil e as obrigações fiscais.

Para a gestão do síndico: É um instrumento importante de revisão de procedimentos, facilitando a Assembleia Ordinária de aprovação de contas. Essa validação garante a execução correta e integral das responsabilidades dos gestores.

“Hoje, em torno de 50% de nossos clientes já contam com auditoria mensal, que é independente da síndica e administradora. Já provisionamos essa despesa mensal na previsão orçamentária de nossos clientes, sempre que aprovado em assembleia, tornando a auditoria um procedimento mensal do condomínio”, detalha Natachy Petrini, síndica profissional.

Para o corpo diretivo: Nos casos em que o condomínio tem síndico profissional, a auditoria preventiva vai trazer maior segurança -- em especial para conselheiros sem conhecimento na área contábil ou em questões mais legais.

Os cuidados ao contratar a auditoria no condomínio

De acordo com os Artigos 25 e 26 do DL 9295/46, apenas contadores por formação podem proceder com auditorias, além de economistas que também podem efetuar tal procedimento.

Como cuidado na contratação, é prudente e importante exigir o registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) não somente do contador, mas também da empresa contratada para essa finalidade.

Lembrando: mais uma referência positiva é que a auditoria seja pautada pelo NBC TO 3000 (norma brasileira de asseguração contábil), emitida pelo Conselho Federal de Contabilidade (CFC)  e pelo Instituto do Auditores Independentes do Brasil (Ibracon).

É muito importante que a auditoria seja independente. Uma vez que o trabalho realizado pela administradora com o aval do síndico será avaliado, é imprescindível que essa avaliação seja feita por profissionais isentos de qualquer interesse.

O que a auditoria fiscaliza, além das contas? Demais documentos

“A auditoria deve ser muito mais ampla do que a questão contábil. As leis (federais, estaduais e municipais) têm que ser itens de avaliação e verificação de cumprimento. E orçamentos paralelos também podem ser levantados para estabelecer efetivamente o valor de mercado do bem adquirido e demais situações inerentes ao negócio”, afirma Marcos Roberto Gouveia, auditor e diretor da Odara Auditoria em Condomínios.

Uma auditoria especializada em finanças condominiais verifica:

 O atendimento à Convenção;

 se as certidões do condomínio e da administradora estão regularizadas;

 valida os saldos (comparativo entre o extrato bancário e o demonstrativo apresentado pela administradora);

 se os gastos estão de acordo com as aprovações assembleares;

se a cobrança está sendo realizada corretamente pela fração ideal;

se todos os impostos e guias foram pagos de maneira adequada etc;

a existência, ou não, de demandas judiciais e positivação do condomínio em cadastro de maus pagadores, como o Serasa.

Leia mais na Entrevista sobre fraudes com especialistas

Quem deve contratar?

Se o síndico ou o conselho identificarem algum indício de irregularidade grave, a auditoria pode ser contratada de maneira emergencial. E ratificada, posteriormente, em assembleia junto com a apresentação dos resultados.

Se não houver um indício grave que a justifique, a contratação de auditoria só pode ser feita se a previsão orçamentária anual for respeitada (se os valores de auditoria couberem na previsão daquele ano, sem exceder os gastos ordinários provisionados).

“O ideal é já incluir o custo nos gastos fixos do condomínio, na assembleia de Previsão Orçamentária, onde a auditoria se torna, então, mais um contrato mensal”, diz Natachy.

OS CONDÔMINOS PODEM PEDIR A AUDITORIA?

Há possibilidade de apenas um morador –  ou um grupo de moradores –  custear este trabalho. Contudo, há observações necessárias e desdobramentos nesta situação. Isso porque, segundo Marcos da Odara, é de praxe e tem como princípio que a contratação seja amparada por uma aprovação em assembleia.

“Se o morador quiser contratar, caberá à assembleia autorizar a entrega das pastas para terceiros”, avisa. Mesmo assim, a auditoria servirá só para ele.

O papel do síndico no processo da auditoria

Os síndicos não podem intervir no trabalho do auditor, mas contribuir com todas as informações que lhe forem solicitadas.

“Após a emissão do relatório, havendo qualquer procedimento a ser corrigido, é dever do síndico e da administradora regularizarem e esclarecerem as dúvidas apontadas aos conselheiros e aos moradores”, explica Natachy.

Como funciona? Há empresas que fazem as análises por amostragem de documentos. Outras preferem ou asseguram que todos os documentos apresentados sejam analisados – independentemente do sistema que a empresa contratada adote.

“Que este procedimento seja considerado em contrato, para não haver dúvidas ou questionamentos futuros”, aconselha Gouveia.

Como as pastas são disponibilizadas? O condomínio deverá nortear o contratado nesta questão. Se julgar que apenas a pasta na “nuvem” já será suficiente, o contratado deverá proceder suas análises desta forma. Nesse caso, o condomínio fará o compartilhamento.

Cabe, em cada situação, a forma que melhor for para o contratante. No caso de o auditor solicitar as pastas dos últimos 12 meses, de novo cabe ao condomínio avaliar se a solicitação tem fundamento, e entregar ou não. 

Quanto tempo leva? O tempo para a produção do relatório mostra diretamente o tipo e como será efetuada a auditoria. Há empresas que podem fazer e entregar em 10 dias. Outras podem considerar um mínimo de 30 dias para as análises de um período de 12 meses.

“Esse ponto está diretamente ligado aos procedimentos adotados de cada empresa e sua sistemática de trabalho”, acrescenta o diretor da Odara Auditoria Contábil.

Quanto custa? Para um condomínio com uma quantidade de, aproximadamente, 150 unidades, o valor gira em torno de R$ 550 a R$ 600, nas auditorias mensais. E com o mesmo cenário, na investigativa, o valor oscila entre R$ 500 a 580/mês investigado.

Obs.: Os valores podem ser menores; porém, o escopo do trabalho passa a ser por sistema de amostragem.

“Antes da contratação, é bom esclarecer se, além do valor apresentado, há custos adicionais envolvidos, tais como participação em assembleias, visitas periódicas, consultorias fiscais etc.”, orienta o auditor.

As principais irregularidades identificadas

Quase que na totalidade dos casos, principalmente, há o desrespeito à legislação tributária.

Em grande escala, a não observância de retenções e recolhimentos de impostos é o item que mais irá aparecer.

Veja aqui as obrigações tributárias e contábeis do condomínio

Há casos de superfaturamentos, despesas efetuadas com apresentação de recibos sem valor legal, ausência de notas fiscais e até mesmo saques ou transferências, sem a devida escrituração.

Podem ser detectados o não atendimento pelo síndico da previsão orçamentária aprovada em assembleia, pagamentos realizados com multas (por atraso) sem ressarcimento pela administradora, ausência de relatórios gerenciais importantes nas pastas de prestação de contas, ausência de documentos trabalhistas obrigatórios etc.

“Também são constatadas falta de manutenção, falha na segurança, enfim, tudo que envolva a gestão do síndico e suas atribuições, bem como todos os atos por ele cometidos”, acrescenta Inaldo Dantas, advogado especializado em direito condominial.

O que fazer quando o ex síndico ou síndico atual é suspeito de fraude?

“Em ambos os casos, deve-se colher as provas desta fraude e, sendo confirmada, buscar no responsável, ou responsáveis, o ressarcimento dos danos causados”, orienta.

O que fazer quando a administradora é suspeita de fraude?

“Sendo a fraude cometida pela administradora, esta deve responder, tanto arcando com os custos do ressarcimento, como também  ter seu contrato rescindido. E ainda, ser denunciada judicialmente”, diz Inaldo.

Em caso de irregularidades constatadas na gestão do síndico e da administradora, é preciso destituir ambos. A apresentação do relatório se dará em assembleia, e os condôminos, ao tomarem ciência deste trabalho, julgarão se o quadro apresentado justifica uma ação judicial ou não.

Complemente a leitura com as matérias Dicas de transparência para administradoras e Como observar a administradora

Analisando as pastas: como o síndico pode fazer uma pré-auditoria

Analisando pastas

Independentemente de usar ou não auditoria, sempre é importante o síndico ter noções de análise de contas para identificar rapidamente possíveis irregularidades.

Nem sempre existe recurso para incluir a auditoria entre as despesas do condomínio. Nesse caso, vale adotar uma postura mais assertiva e realizar com mais profundidade as conferências periódicas das pastas.

"Essa medida não substitui a auditoria, mas ajuda a identificar problemas e, principalmente, a evitar que ocorram”, diz a síndica profissional. Ela dá as dicas.

PARA COMEÇAR, É IMPORTANTE VERIFICAR:

se todas as notas fiscais foram emitidas;

se os recolhimentos de impostos foram realizados;

se houve atraso em algum pagamento;

se a documentação trabalhista está regularizada.

PRINCIPAIS DICAS DE CONFERÊNCIA:

Se o saldo do balancete da administradora bate com o saldo do extrato bancário;

solicitar demonstrativo mensal na pasta de prestação de contas sobre as despesas previstas em AGO X realizadas no mês;

solicitar inclusão do resumo anual de despesas na pasta, para conferir possíveis oscilações nos contratos mensais e contas de consumo, mês a mês;

solicitar inclusão de gráficos comparativos de despesas e receitas;

avaliar a classificação das despesas, conferindo se a administradora lançou as despesas nas contas contábeis corretas;

a cada trimestre, solicitar a inclusão das principais (Certidões Negativas de Débitos) CNDs do condomínio na pasta de prestação de contas, para aferir que não haja nenhuma dívida para o condomínio;

peça a inclusão dos três orçamentos para despesas extras que tenham ocorrido no mês.

A apresentação dos resultados aos condôminos

Assim como a contratação da auditoria deve ser aprovada em assembleia, o ideal é que os resultados também sejam levados para os condôminos. Até porque, voltando lá atrás, quando falamos em objetivos dessa boa prática, reforçamos a necessidade de uma gestão transparente.

Se os condôminos quiserem verificar em detalhes o resultado da auditoria, eles têm esse direito. Provavelmente, para a maioria, conhecer as conclusões de maneira geral será o suficiente.

Seja qual for o tipo de auditoria, assim como a periodicidade, ou ainda, se será realizada neste momento, é importante pensar a respeito da transparência de tudo o que é feito no condomínio. No final, todo mundo têm a ganhar com isso.

Saiba mais sobre a cultura da transparência na matéria sobre Compliance

Fontes consultadas - Natachy Petrini (síndica profissional); Marcos Roberto Gouveia (auditor e diretor da Odara Auditoria em Condomínios) e Inaldo Dantas (advogado, especialista em direito condominial).