Ser síndico, sabemos, não é missão para qualquer um. O cargo do representante do condomínio traz consigo diversas responsabilidades que não devem ser ignoradas.
Acontece, porém, que a função do síndico não comporta que algumas dessas responsabilidades sejam ignoradas, negligenciadas ou esquecidas.
Para evitar que que você erre justamente onde não deve, o SíndicoNet elencou abaixo os 10 "pecados" que você não deve nunca, jamais, em tempo algum, fazer!
Veja abaixo:
 

1- Não respeitar a destinação dos fundos do condomínio

Por que é grave?
Diferentes fundos são pagos por pessoas diferentes. Quem aluga uma unidade é chamado para pagar apenas as despesas ordinárias – as extraordinárias devem ser pagas pelos donos da unidade.
Além disso, se o síndico começar a pegar os fundos de obra para honrar pagamentos como manutenção preventiva ou os salários dos funcionários sem a anuência da assembleia, ele pode ser chamado a restituir esses valores para o condomínio, do próprio bolso. 
Como evitar:
Se a arrecadação condominial não está dando conta de cobrir os gastos, o correto é chamar uma assembleia para aprovar o aumento da cota condominial.  Dessa forma, o síndico se resguarda, uma vez que dividiu o problema com toda a coletividade.


2- Exposição dos inadimplentes

Por que é grave?
Deixando-os em uma posição desconfortável (como colocar o balancete no elevador, por exemplo, onde são citadas as unidades devedoras), o condômino em questão pode se sentir impelido a abrir uma ação de danos moral contra o condomínio.
Além de não pagar seus atrasados, o empreendimento ainda terá de enfrentar um processo, e possivelmente pagar uma multa.
Como evitar:
O síndico não deve deixar de informar quais unidades estão devendo. Porém, deve fazer de maneira a não constranger ninguém.
Esse dado pode vir junto ao boleto de pagamento do condomínio, evitando que o dado fique exposto nas dependências do condomínio.
A lista também não deve apresentar os nomes dos devedores, apenas os números das unidades inadimplentes devem ser mostrados.


3- Obras sem aprovação

Por que é grave?
Caso o síndico aprove uma obra (que não seja emergencial) sem a anuência da assembleia, o mesmo pode ser obrigado a desfazer a obra e também a ressarcir o condomínio desses gastos, do próprio bolso.
Além disso, mesmo a obra sendo aprovada em assembleia, todo cuidado é pouco para não errar no quórum necessário.
Obras nas unidades:
Não se esqueça também que, desde abril de 2014, de acordo com a Norma 16.280 da ABNT, toda reforma ou intervenção nas unidades deve contar autorização do síndico e emissão de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica).
Como evitar:
Passe pela assembleia toda e qualquer reforma que não seja emergencial. Dessa forma, o síndico divide a sua responsabilidade com toda a coletividade.
Importante ressaltar que, mesmo as obras emergenciais - que não carecem de aprovação prévia -, o síndico deverá justificar e ratificar o uso do dinheiro na próxima assembleia.
Sobre a Norma da ABNT, veja aqui um passo a passo de como seguir as determinações e evitar ser responsabilizado por obras nas unidades


4- Não pagar os encargos sociais e impostos

Por que é grave?
Os encargos sociais são um direito de todo trabalhador, seja ele do condomínio ou contratado de uma empresa terceirizada. 
Acompanhar o pagamento de encargos e impostos feito pela administradora do condomínio é fundamental, assim como checar se a empresa terceirizadora de mão-de-obra do seu condomínio faz o mesmo.
Caso a empresa não esteja honrando com seus compromissos, essa pendência pode gerar uma ação trabalhista contra o condomínio e dívida junto a órgãos como o INSS e o FGTS. O condomínio será acionado como responsável solidário por esse pagamento.
Mesmo antes de contratar esse tipo de serviço é fundamental que a empresa seja estudada para evitar que o condomínio passe por um processo do tipo, que costuma ser bastante custoso.
Como evitar:
Antes de contratar uma empresa da categoria, o ideal é que a administradora cheque, para o condomínio, se a empresa em questão tem certidões negativas de débitos municipais, estaduais e federais, principalmente as expedidas pelo INSS. Confira também o certificado de regularidade do FGTS do fornecedor.
Além dessa checagem inicial, o ideal é que a administradora faça esse "pente fino" com a terceirizadora a cada três meses. Para tanto, o contrato de prestação de serviços deve conter cláusula que obrigue o fornecimento desse tipo de informação à administradora.
Só assim é possível diminuir o impacto nas contas do condomínio, caso uma empresa do tipo abra falência ou deixe de pagar os encargos e impostos devidos por um longo período, deixando o condomínio, dessa maneira, obrigado a arcar com esses custos.
“O síndico também não deve abrir mão de um contrato. Não deve ser seduzido por descontos extras por trabalho sem nota fiscal, além disso. Afinal, como ele vai conseguir comprovar as despesas sem esses documentos?”, assinala Rosely Schwartz, especialista em condomínios.
Outros impostos:
Além dos encargos e impostos dos fornecedores, o síndico também deve se atentar aos pagamentos dessa natureza do próprio condomínio.
Não deixe de contar com a sua administradora para auxiliá-lo nesse acompanhamento e checagem de pagamentos. Uma boa administradora deve apresentar, mensalmente, os comprovantes de encargos e impostos pagos, assim como certidões, na pasta de prestação de contas.

 

5- Não se comunicar com os moradores

Por que é grave?
Segundo pesquisas do SíndicoNet, a má comunicação é uma das principais fontes de desgaste na relação entre síndicos e condôminos.
E não é à toa. Grande parte de ser síndico é ouvir o próximo, e os moradores esperam esse tipo de relação com o gestor.
Por isso, quando os vizinhos o procuram, esperam encontrá-lo, ser atendidos e ter suas dúvidas sanadas.
Se o síndico não se mostra acessível, passa a impressão de que ele não precisa dialogar com a comunidade, que é pouco democrático ou que não precisa ser transparente em sua gestão.
“É fundamental que o gestor se comunique bem com os moradores, que eles saibam onde encontrá-lo e que tenham suas dúvidas respondidas”, ressalta Gabriel Karpat, diretor da administradora GK.

Como evitar:
Dê opções e orientações aos moradores sobre como eles podem contatar o síndico.
As formas de comunicação devem estar claras para todos, e devem ter o objetivo de facilitar a vida do síndico, não o contrário.
Por exemplo, o uso desorndenado de aplicativos como Whatsapp pode virar uma dor de cabeça a mais. Por isso, é importante estabelecer regras e limites.
O ideal é disponibilizar e centralizar a comunicação em um canal online específico, como um e-mail ou site do condomínio, que costumam ser mais fáceis para organizar e priorizar as solicitações e dúvidas.
Outra dica é realizar um plantão a cada duas semanas no salão de festas. Isso também costuma ser bem visto entre os moradores.
Caso o síndico não consiga responder tudo, é muito importante que, ao menos, avise ou peça mais tempo para responder o que não for prioridade, sem deixar o morador a "ver navios".